È ancora il modo migliore per comunicare in modo professionale, ma solo se segui queste linee guida

La lettura delle e-mail di lavoro occupa in media 3,1 ore della nostra giornata, almeno secondo un sondaggio del 2018 . Aggiunge stress alle nostre ore di riposo, a causa delle infinite notifiche push. Ma a differenza ad esempio di una videoconferenza, dove se sbagli ad esprimere un concetto la frittata è fatta irreparabilmente, l’e-mail ti consente di fare un passo indietro e di prendere effettivamente in considerazione i tuoi pensieri, rileggere eventuali imprecisioni scritte e riscrivere il concetto in una formula più corretta. La mail è ancora uno spazio per astuzia e ponderatezza, dove è possibile distinguersi, sorprendere le persone, attirare l’attenzione.

Ma attenzione : una volta premuto “invia” su un’e-mail, non si torna più indietro. E i passi falsi sono sempre in agguato. Ecco perché dovresti sempre tenere a mente queste piccole regole prima di spedire una mail di lavoro.

 

  1. Inizia nel modo giusto

Per iniziare un’e-mail ci si rivolge al destinatario con un saluto di circostanza, composto da un aggettivo di circostanza come Egregio, Esimio, Gentile, Caro, Carissimo… seguito, spesso, da un appellativo come Dott. Rossi, Avvocato Rossi, Professor Rossi e così via .

L’aggettivo di circostanza va scelto con cura, distinguendo in base al grado di formalità. L’utilizzo di “Caro”, “Egregio” o “Buongiorno” dipende dal tuo settore e dalla natura della nota. “Gentile + nome dell’intestatario” va bene nella maggior parte dei casi. Evita, in ogni caso, troppa formalità da un lato o troppa follia dall’altro.

Quando si ha un dubbio sull’orario in cui verrà aperta l’e-mail, è possibile sostituire “Buongiorno” e “buonasera” con “Salve”, ricordando però che è la formula di saluto meno impegnativa tra quelle formali.

Le firme dovrebbero essere semplici e non è necessario includerle ogni volta, in particolare se si va avanti e indietro rapidamente con un corrispondente.

 

  1. Presentati

Scrivere un’e-mail è come bussare alla porta di uno sconosciuto: solo dando spiegazioni plausibili e ispirando fiducia qualcuno aprirà.

Ma attenzione, le presentazioni sono necessarie se il mittente è sconosciuto al destinatario. In caso contrario, è possibile saltarle e procedere con la parte propositiva (“Le scrivo perché…”). In cui spieghi la ragione per cui scrivi: fare una richiesta, inoltrare un documento allegato, ottenere o dare un’informazione. Si tratta del nucleo centrale dell’e-mail ed è importante scriverla in modo chiaro e conciso per garantire il corretto passaggio delle informazioni.

 

  1. Sii breve

Un’e-mail di due frasi è un’e-mail perfetta. Idealmente, il destinatario non dovrebbe scorrere su dispositivi mobili o desktop per leggerla tutta.

Detto questo, se stai chiedendo a qualcuno di fare qualcosa per te, dai loro tutte le informazioni e la scadenza la prima volta. Non dare una breve e vaga intonazione alla tua idea e se poi scrivi : “Ti interessa? Chiedimi maggiori informazioni”.

Se la tua e-mail deve essere lunga, almeno semplifica la scrematura rapida: considera di spezzare i paragrafi e di evidenziare la frase più importanti.

Se passi più di 30 secondi a cercare di pensare a qualcosa di affascinante da dire, ci stai mettendo troppo.

 

  1. Rispondi bene

Il desiderio di essere cortesi o di “posta in arrivo zero” potrebbe suggerire di rispondere immediatamente a ogni e-mail, ma direi che ci sono eccezioni a questa regola.

Ritarda la tua risposta quando non sei esattamente sicuro di cosa dire.

E rimanda sempre la tua risposta se un’e-mail ti fa arrabbiare. Fatti una passeggiata per un’ora o fino a quando il problema diventa più accademico e meno emotivo. Le cose si chiariranno e sarai meno tentato di scrivere qualcosa che per la quale tua mamma si vergognerebbe moltissimo.

 

  1. Controlla l’ora

Cerca di evitare di inviare email a ore strane. Non solo la cultura della posta elettronica 24 ore su 24 fa male alla salute , ma la ricerca ha scoperto che è molto più efficace inviare messaggi importanti quando arrivano nella posta in arrivo di qualcuno mentre questi è seduto alla propria scrivania. Uno studio dell’Università della California del sud suggerisce che l’invio di e-mail la mattina nei giorni feriali sollecita risposte più lunghe rispetto ai messaggi pomeridiani. Inoltre, ricevere una mail di lavoro quando si è casa, la sera, sul divano, magari davanti ad un bel film, è fonte sicura di stress e di possibile risposte poco simpatcihe. Ogni applicazione di posta elettronica, come Gmail, ti consente di pianificare l’invio delle mail, dunque…usale.

 

 

  1. Non essere un robot

Per quanto utili possano essere le risposte predittive e automatiche di Gmail quando sei in viaggio, non dobbiamo per forza comunicareper  formule tipo “Sembra buono” e “Capito”. Se desideri inserire un po’ più di “calore” nelle tue e-mail, ma non sei sicuro di dove iniziare (o quanto lontano andare), prendi nota delle frasi che usano i tuoi colleghi e copia spudoratamente quelle che ti piacciono.

Se passi più di 30 secondi a cercare di pensare a qualcosa di affascinante da dire, stai provando troppo.

Se qualcuno ti rifiuta via e-mail, non scrivere qualcosa del tipo “Che peccato”. Non cambierà idea e ti farà sembrare meschino. Allo stesso modo, non scrivere “Nessun problema” o “Tutto bene” se la persona non si è scusata per qualcosa. “Grazie per la considerazione” è molto più gentile e probabilmente garantisce la collaborazione futura.

 

  1. Rendi semplice la riga dell’oggetto

La regola della brevità si applica anche all’oggetto della mail: renderli abbastanza brevi da essere completamente leggibili in una notifica push.

Assicurati che l’oggetto sia anche una rappresentazione accurata di ciò che riguarda l’e-mail. In questo modo, tu e il tuo destinatario saprete entrambi qual è l’argomento tra due anni quando dovrete ricercarlo.

E usa parole come “urgente” con estrema cautela. Non è necessario far pompare inutilmente l’adrenalina a qualcuno, e ciò che è urgente per te non lo è necessariamente per il tuo destinatario. Se qualcosa è veramente urgente, mettiti al telefono e contattalo.

 

  1. Usa i CC con moderazione

Quelle 3,1 ore che passiamo tutti nella nostra casella di lavoro ogni giorno potrebbero essere seriamente ridotte se le persone si fermassero e cancellassero qualche “PER CONOSCENZA” di volta in volta. Se un collega ha richiesto visibilità su un progetto, copiarlo in ogni caso. Ma la maggior parte di noi potrebbe fare a meno dei messaggi non essenziali.

 

  1. Concludi nel modo giusto

Se attendiamo risposta a mezzo mail, telefono o in altro modo scriviamolo chiaramente nel finale. E aggiungiamo anche il nostro punto di vista sul quel particolare tema o argomento trattato nella lettera.

Le firme dovrebbero essere semplici (e non è necessario includerle ogni volta, in particolare se si va avanti e indietro rapidamente con un corrispondente.)

Ringrazia chi ti legge per la sua attenzione, e per quello che ha fatto se ha fatto qualcosa di utile o di cortese nei tuoi. confronti. Un breve “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” è più che adeguato, seguito dal nome della ditta e dal proprio (se vogliamo con la carica o il reparto di appartenenza).

 

  1. Sii gentile

Non dimenticare mai che un’e-mail può rovinare la giornata di qualcuno e, forse ancora più importante, che a una persona gentile può renderla migliore. Se il tuo collega ha avuto una giornata difficile, prendi in considerazione l’invio di una nota di congratulazioni o incoraggiamento.

Potresti preferire dire qualcosa di persona o ma il bello di un’e-mail è che la persona può archiviarla e tornare a leggerla ogni volta che ha bisogno di una spinta. La natura meno effimera dell’email è ciò che le rende così preziose ed importanti.

 

Print Friendly, PDF & Email